"Se la Direzione Aziendale è il motore e il volante dell’azienda, che muove e guida operativamente l’Organizzazione, l’Assistente di Direzione è la porta e il navigatore: filtro del manager, gestisce e pianifica la sua agenda, i viaggi; organizza i meeting interni e gli eventi aziendali; è una figura di rappresentanza dei vertici aziendali e un punto di riferimento per l‘intera Organizzazione".

Inizia con una metafora legata ai motori la nostra chiacchierata con Olimpia Ponno, consulente e coach di ampia esperienza, direttore scientifico del MALP, il percorso formativo dedicato alle/agli Assistenti di Direzione (MALP: Manager Assistant’s Leadership Program), di recente balzato agli onori della cronaca in seguito all’eco mediatico del Secretary Day di Milano del 29 maggio.

"L’Assistente di Direzione è un ruolo chiave in azienda, in grado di incidere sui risultati d’impresa. Purtroppo spesso viene sottovalutato; ma i Manager, nella realtà, contano sull’Assistente per gestire efficacemente sempre più aspetti: agenda, viaggi, attività, così come i rapporti e le relazioni con i diversi interlocutori (interni ed esterni all’azienda), le faccende personali, di famiglia... Quindi, l’Assistente di Direzione è in grado di influire su benessere, motivazione, performance delle figure chiave in azienda…"

Il cliché della ‘segretaria tuttofare’ va quindi aggiornato, ma come?
"Partiamo dai Manager: da loro giunge sempre più la richiesta di poter contare su una persona laureata, multilingue, diplomatica, riservata, creativa, dotata di spirito di iniziativa, con spiccate capacità organizzative-gestionali-relazionali e attitudine a lavorare sotto pressione. Generalmente sono donne, perché più portate a funzioni multitasking. Il ruolo si è evoluto, è cruciale e delicato, le Assistenti si devono destreggiare in situazioni complesse e ad alto carico di tensione, con attività che sconfinano sempre più in articolati processi operativi di marketing e management. Nonostante tutto però sono poche, direi rare le aziende che strutturano il profilo in una job description da condividere con le dirette interessate".

Quali sono i compiti, le “tasks” richieste agli/alle Assistenti di Direzione?
"Ogni azienda e ogni Direzione fanno un po’ storia a sé. Tra i compiti più richiesti all’Assistente: gestione delle comunicazioni interne ed esterne, coordinamento agenda-appuntamenti-trasferte-meeting-eventi aziendali, stesura di documenti e presentazioni, filtro delle telefonate e della posta in ingresso e in uscita, preparazione delle riunioni e accoglienza degli ospiti, supporto informativo per l'ottimizzazione dei servizi aziendali e molto altro. Per trascorrere una giornata insieme a una di loro consiglio il video realizzato da Chiara Agnese Azzarello, Office Manager e Personal Assistant del CEO Beauty & Luxury Srl, vincitrice del premio Assistente dell’Anno 2014 al recente Secretary Day di Milano, che descrive perfettamente l’attività quotidiana di un’Assistente di Direzione in versione ironica e dinamica".

Il video a cui fa riferimento la D.ssa Ponno si trova qui e Chiara Azzarello è stata anche intervistata in alcune trasmissioni televisive, a conferma dell’attenzione che c’è su questa importante figura professionale – vedi qui.

Riprendiamo la conversazione con Olimpia Ponno:
Quello dell’Assistente di Direzione appare un profilo professionale sempre più articolato ed evoluto quindi: per competenze, mansioni, incarichi...
"Assolutamente sì – conferma la d.ssa Ponno – l’Assistente di Direzione è il punto di riferimento fondamentale per il Manager. Di recente il sociologo Domenico De Masi ha definito la Segreteria “la capa dei capi”, una professionalità in continuo sviluppo, alter-ego, braccio destro e sinistro del top management".

Vista in questi termini, è una figura alla quale vengono richieste prestazioni elevate, grande qualificazione e ampio spettro di competenze. Quali sono secondo lei le caratteristiche vincenti da possedere per ambire con successo a questa professione?
"Le assistenti oggi partecipano a corsi di formazione in marketing, management, leadership, comunicazione, dovendo seguire le funzioni dei loro capi top manager e condividere i valori e gli obiettivi aziendali anche nelle loro attività di relazioni pubbliche con colleghi, clienti, fornitori, azionisti, sponsor, solo per citare alcune delle categorie con cui si relazionano nella loro quotidianità professionale. Consapevolezza, autostima, leadership sono ingredienti indispensabili".

E’ sulla base di questi fattori che ha impostato il percorso formativo del MALP?
"In buon parte sì. In particolare, in questo momento siamo alle prese con un ricambio generazionale, che offre molte e veloci opportunità di sviluppo di carriera a quanti scelgono di impegnarsi con noi, in un’attività sfidante ma ricca di soddisfazioni e di possibilità di crescita, personale e professionale".

Perché Berendsohn ha scelto Jobrapido come partner per il recruiting?
"Sì, l’obiettivo del Percorso formativo per Assistenti di Direzione è proprio quello di incrementare queste competenze e abilità dell’Assistente di Direzione, assicurando così un contemporaneo incremento di efficacia dell’attività della Direzione Aziendale. I 4 moduli del MALP, quest’anno alla 4° edizione, sono stati pensati e disegnati proprio in funzione della governance aziendale, con test attitudinali, e trattano di obiettivi, strategia e pianificazione, gestione delle diversità, ricerca e organizzazione, sviluppo, marketing e management, leadership consapevole, processi di comunicazione e negoziazione".

In effetti, è anche un profilo tra i più ricercati nel mondo del lavoro; su Jobrapido ci sono centinaia di ricerche per Segretarie e Assistenti di Direzione. Cosa consiglierebbe a quante/i operano già come Assistenti di Direzione o intendono intraprendere tale percorso professionale?
"Quello dell’Assistente di Direzione è un ruolo tra i più richiesti, si parla infatti di personal, executive, manager assistant che mai potrebbero essere sostituite dal loro avatar 2.0 o dallo smartphone, strumento peraltro di lavoro quanto mai utile. Tra i fattori chiave di crescita: partecipare attivamente alla community di Secretary.It, seguire percorsi di formazione strategici e operativi sempre più mirati ai propri obiettivi professionali e personali, costruire quotidianamente una buona, aperta, collaborativa comunicazione con il proprio – o i propri – Manager".

Ringraziamo sentitamente la D.ssa Olimpia Ponno per la bella e profonda testimonianza e auguriamo un caloroso “in bocca al lupo” a tutte/i le/gli Assistenti di Direzione!.